POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

SKIN & WELLNESS CLINIC En cumplimiento de lo establecido en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y las demás normas que las modifiquen, adicionen, reglamenten o sustituyan, SKIN & WELLNESS CLINIC adopta la presente Política de Tratamiento de Datos Personales, con el propósito de garantizar el adecuado tratamiento, protección, privacidad y seguridad de la información personal de sus pacientes, usuarios, clientes, visitantes, proveedores, colaboradores y demás titulares de información.

1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

Nombre comercial: SKIN & WELLNESS CLINIC Razón social: Skin and Wellness SAS NIT: 901.875.409-1 Domicilio: Cali, Valle del Cauca, Colombia Dirección: Calle 15 A #104-25, Ciudad Jardín, Cali, Colombia Sede adicional: Edificio C13, sector El Poblado, Medellín, Colombia Correo electrónico: recepcionskinwelleness@gmail.com Teléfono / WhatsApp: +57 311 653 7790 Sitio web: https://skinandwellnessclinic.com.co/ SKIN & WELLNESS CLINIC será responsable del tratamiento de los datos personales que recolecte directamente o a través de sus canales digitales, comerciales, administrativos y asistenciales.

2. OBJETO

La presente Política tiene como objetivo establecer los lineamientos bajo los cuales SKIN & WELLNESS CLINIC realiza la recolección, almacenamiento, organización, uso, circulación, actualización, transmisión, transferencia y, cuando corresponda, supresión de datos personales. Asimismo, tiene como finalidad informar a los titulares acerca de sus derechos, los mecanismos disponibles para ejercerlos y las finalidades para las cuales podrá ser tratada su información.

3. ALCANCE

Esta Política será aplicable a todos los datos personales contenidos en bases de datos físicas o digitales administradas por SKIN & WELLNESS CLINIC, respecto de las cuales actúe como Responsable o Encargado del Tratamiento. Podrá comprender información de:

• Pacientes y potenciales pacientes.
• Clientes de la tienda virtual.
• Personas que soliciten información a través de WhatsApp, teléfono, redes sociales o formularios.
• Suscriptores de comunicaciones comerciales.
• Usuarios del sitio web.
• Proveedores, contratistas y aliados.
• Empleados y colaboradores.
• Profesionales de la salud vinculados a la prestación de servicios.
• Representantes legales, acompañantes o acudientes de pacientes cuando resulte necesario.

4. DEFINICIONES

Para efectos de esta Política se entenderá por: Autorización: consentimiento previo, expreso e informado otorgado por el Titular para realizar el tratamiento de sus datos personales. Base de datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento. Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable. Dato privado: información que por su naturaleza íntima o reservada únicamente resulta relevante para el Titular. Dato sensible: información que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, incluyendo, entre otros, datos relacionados con la salud, información biométrica, vida sexual, origen racial o étnico y demás categorías establecidas por la legislación colombiana. Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable. Responsable del Tratamiento: persona natural o jurídica que decide sobre las bases de datos y/o el tratamiento de los datos personales. Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento. Tratamiento: cualquier operación realizada sobre datos personales, incluyendo recolección, almacenamiento, uso, circulación, actualización, transmisión o supresión.

5. PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO

SKIN & WELLNESS CLINIC realizará el tratamiento de datos personales respetando los principios de:

• Legalidad.
• Finalidad.
• Libertad.
• Veracidad o calidad.
• Transparencia.
• Acceso y circulación restringida.
• Seguridad.
• Confidencialidad.
• Necesidad y proporcionalidad de la información recolectada.

La información será utilizada únicamente para las finalidades legítimas informadas al Titular y conforme a las autorizaciones otorgadas.

6. INFORMACIÓN QUE PODRÁ SER RECOLECTADA

Dependiendo de la relación existente con el Titular, SKIN & WELLNESS CLINIC podrá recolectar, entre otros:

Datos de identificación y contacto

• Nombres y apellidos.
• Tipo y número de identificación.
• Fecha de nacimiento.
• Edad.
• Dirección.
• Ciudad.
• Correo electrónico.
• Número telefónico.
• Número de WhatsApp.

Información relacionada con servicios médicos y de bienestar

Cuando sea necesaria para la adecuada prestación del servicio podrán recolectarse:

• Antecedentes médicos.
• Antecedentes quirúrgicos.
• Alergias.
• Medicamentos utilizados.
• Condiciones de salud.
• Información dermatológica.
• Información nutricional.
• Información relacionada con tratamientos médicos o estéticos.
• Fotografías clínicas.
• Evolución y seguimiento de procedimientos.
• Historia clínica e información asociada a la prestación de servicios de salud.
• Otra información clínicamente relevante suministrada por el paciente o generada durante la atención.

Esta información podrá constituir dato sensible y será tratada con medidas de protección reforzadas.

Información de compras y transacciones

Para clientes de la tienda virtual podrán recolectarse:

• Productos adquiridos.
• Historial de compras.
• Dirección de entrega.
• Ciudad y departamento.
• Datos necesarios para facturación.
• Información relacionada con pedidos, devoluciones o garantías.
• Estado de las transacciones.

La información financiera relacionada directamente con medios de pago podrá ser procesada por las respectivas entidades financieras o pasarelas de pago utilizadas para completar las transacciones.

Información digital

Cuando el usuario navegue por el sitio web podrán recolectarse determinados datos técnicos, dependiendo de las tecnologías implementadas, tales como:

• Dirección IP.
• Tipo de dispositivo.
• Navegador.
• Sistema operativo.
• Páginas visitadas.
• Fuente de tráfico.
• Cookies e identificadores digitales.
• Datos estadísticos relacionados con el uso del sitio web.

7. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

Los datos personales podrán ser tratados para las siguientes finalidades:

7.1. Atención de pacientes y prestación de servicios

• Identificar al paciente.
• Gestionar solicitudes de información.
• Programar, confirmar, modificar y cancelar citas.
• Prestar servicios de medicina estética, dermatología, cosmetología, nutrición, tricología, depilación láser, tratamientos corporales y demás servicios ofrecidos por la clínica.
• Realizar valoraciones previas a los procedimientos.
• Elaborar y administrar historias clínicas cuando corresponda.
• Registrar antecedentes y condiciones relevantes para la atención.
• Hacer seguimiento de tratamientos y procedimientos.
• Contactar al paciente antes o después de su cita.
• Enviar recomendaciones relacionadas con procedimientos realizados.
• Gestionar consentimientos informados.
• Atender solicitudes relacionadas con la atención recibida.
• Gestionar facturación y procesos administrativos derivados del servicio.
• Cumplir las obligaciones legales aplicables a los prestadores y profesionales del sector salud.

7.2. Fotografías y material audiovisual clínico

Cuando exista autorización previa y expresa del Titular, SKIN & WELLNESS CLINIC podrá realizar fotografías o videos para:

• Seguimiento clínico.
• Evaluación de evolución de tratamientos.
• Soporte de la historia clínica.
• Comparaciones de resultados antes y después de determinados procedimientos.

La utilización de imágenes de pacientes con fines publicitarios, testimoniales, educativos, comerciales o de redes sociales requerirá una autorización específica e independiente, cuando resulte aplicable. La autorización para utilizar fotografías con fines publicitarios no será requisito para acceder a los servicios ofrecidos por la clínica.

7.3. Tienda virtual y comercio electrónico

Los datos de clientes podrán utilizarse para:

• Procesar compras.
• Gestionar pedidos.
• Confirmar pagos.
• Facturar.
• Coordinar preparación y despacho de productos.
• Compartir la información estrictamente necesaria con transportadoras y operadores logísticos.
• Gestionar devoluciones, cambios, garantías y reclamaciones.
• Prevenir operaciones fraudulentas.
• Brindar atención posventa.
• Mantener un historial de las operaciones realizadas.

7.4. Atención por WhatsApp, teléfono, formularios y redes sociales

Los datos recibidos a través de estos canales podrán utilizarse para:

• Atender consultas.
• Entregar información sobre tratamientos, procedimientos, productos o servicios.
• Gestionar citas.
• Realizar seguimiento a solicitudes.
• Brindar soporte comercial y de servicio al cliente.
• Continuar conversaciones iniciadas voluntariamente por el Titular.

7.5. Marketing y comunicaciones comerciales

Cuando exista autorización para ello, SKIN & WELLNESS CLINIC podrá utilizar datos como nombre, correo electrónico y teléfono para:

• Enviar promociones y ofertas.
• Informar sobre nuevos tratamientos o servicios.
• Comunicar lanzamientos de productos.
• Enviar novedades de skincare, bienestar y cuidado personal.
• Entregar códigos de descuento.
• Enviar invitaciones a eventos.
• Realizar acciones de fidelización.
• Realizar encuestas de satisfacción.
• Desarrollar campañas publicitarias o de remarketing cuando exista base legal y autorización para ello.

Estas comunicaciones podrán realizarse mediante correo electrónico, llamada telefónica, SMS, WhatsApp u otros canales autorizados. El Titular podrá solicitar en cualquier momento dejar de recibir este tipo de comunicaciones.

7.6. Análisis, seguridad y funcionamiento del sitio web

La información recolectada mediante el sitio web podrá ser utilizada para:

• Garantizar su correcto funcionamiento.
• Analizar estadísticas de navegación.
• Detectar errores.
• Mejorar la experiencia del usuario.
• Evaluar el desempeño de campañas de marketing.
• Prevenir actividades fraudulentas o accesos no autorizados.
• Implementar herramientas de medición, analítica y publicidad digital, previa aplicación de las autorizaciones o mecanismos que correspondan.

7.7. Finalidades administrativas, contables y legales

Los datos podrán utilizarse para:

• Procesos administrativos internos.
• Contabilidad.
• Facturación.
• Gestión financiera.
• Cumplimiento tributario.
• Gestión contractual.
• Auditorías.
• Atención de requerimientos de autoridades competentes.
• Defensa de derechos en procesos judiciales o administrativos.
• Cumplimiento de obligaciones legales o regulatorias.

8. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES

Debido a la naturaleza de los servicios prestados por SKIN & WELLNESS CLINIC, puede resultar necesario tratar información relacionada con la salud de los pacientes. El Titular será informado de que:

1. El suministro de datos sensibles es facultativo, salvo aquellos casos en los cuales la información resulte necesaria para la adecuada prestación de un servicio médico, exista una obligación legal o se configure alguna de las excepciones establecidas por la legislación.
2. SKIN & WELLNESS CLINIC solicitará autorización explícita para el tratamiento de datos sensibles cuando legalmente sea requerida.
3. Estos datos únicamente serán utilizados para finalidades relacionadas con la prestación del servicio autorizado y las demás finalidades legítimas informadas al Titular.
4. Se implementarán medidas administrativas, humanas y técnicas tendientes a proteger su confidencialidad y evitar accesos no autorizados.

El tratamiento de información clínica será realizado únicamente por personal autorizado y bajo los deberes de confidencialidad y reserva que resulten aplicables.

9. DATOS DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

SKIN & WELLNESS CLINIC reconoce la especial protección que la legislación colombiana otorga a los datos personales de niños, niñas y adolescentes. Cuando resulte necesario tratar información de un menor de edad, se garantizará el respeto por sus derechos prevalentes y su interés superior y, cuando corresponda, se solicitará autorización de su representante legal, teniendo en cuenta la opinión del menor de acuerdo con su edad, autonomía y capacidad para comprender el tratamiento. La clínica se abstendrá de utilizar información de menores para finalidades incompatibles con sus derechos fundamentales.

10. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR

SKIN & WELLNESS CLINIC solicitará autorización previa, expresa e informada al Titular cuando sea legalmente requerida. Esta autorización podrá obtenerse a través de:

• Documentos físicos.
• Formularios digitales.
• Formularios del sitio web.
• Casillas de aceptación.
• Correos electrónicos.
• Mensajes de WhatsApp.
• Grabaciones.
• Contratos.
• Consentimientos médicos.
• Conductas inequívocas del Titular que permitan concluir razonablemente que otorgó la autorización.

La clínica conservará evidencia de las autorizaciones obtenidas de acuerdo con las obligaciones legales aplicables.

11. DERECHOS DEL TITULAR

El Titular de los datos personales tendrá derecho a:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando legalmente no sea necesaria.
3. Ser informado sobre el uso dado a sus datos personales.
4. Presentar consultas y reclamos relacionados con el tratamiento de su información.
5. Solicitar la supresión de sus datos personales cuando sea procedente.
6. Revocar la autorización otorgada cuando legalmente resulte procedente.
7. Acceder gratuitamente a los datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
8. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez agotado el procedimiento correspondiente ante el Responsable o Encargado del Tratamiento.

La solicitud de supresión de información o revocatoria de la autorización no procederá cuando exista una obligación legal, contractual, médica, sanitaria, contable o administrativa que requiera conservar determinada información.

12. PROCEDIMIENTO PARA CONSULTAS Y RECLAMOS

El Titular podrá ejercer sus derechos mediante solicitud dirigida a: SKIN & WELLNESS CLINIC Correo: recepcionskinwelleness@gmail.com Teléfono / WhatsApp: +57 311 653 7790 La solicitud deberá contener, como mínimo:

• Nombre completo del Titular.
• Número de identificación.
• Información de contacto.
• Descripción clara de la solicitud.
• Documentos que permitan acreditar su identidad o representación cuando sean necesarios.

Consultas

Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de su recepción. Cuando no sea posible atender la consulta dentro de dicho término, se informarán los motivos de la demora y la fecha en la que será respondida, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del término inicial.

Reclamos

Los reclamos relacionados con corrección, actualización, supresión o presunto incumplimiento de las normas sobre protección de datos serán atendidos en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a su recepción. Cuando no sea posible atender el reclamo dentro de este término, se informarán los motivos de la demora y la nueva fecha de respuesta, la cual no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del término inicial. Cuando la solicitud resulte incompleta podrán requerirse los documentos o información necesarios para continuar con su trámite.

13. TRANSMISIÓN Y TRANSFERENCIA DE INFORMACIÓN

Para desarrollar adecuadamente sus actividades, SKIN & WELLNESS CLINIC podrá permitir el acceso a determinados datos personales a terceros que actúen como proveedores o Encargados del Tratamiento, entre ellos:

• Proveedores de alojamiento web.
• Plataformas de comercio electrónico.
• Sistemas de almacenamiento en la nube.
• Sistemas de gestión de clientes y pacientes.
• Proveedores de mensajería y comunicaciones.
• Plataformas de correo electrónico.
• Servicios de WhatsApp o mensajería empresarial.
• Proveedores de analítica digital.
• Plataformas publicitarias.
• Pasarelas de pago.
• Entidades financieras.
• Empresas de transporte y logística.
• Proveedores tecnológicos.
• Profesionales de la salud.
• Proveedores administrativos, contables o jurídicos.

Dichos terceros únicamente podrán acceder a la información necesaria para la prestación de los servicios contratados y deberán aplicar medidas apropiadas para protegerla. Cuando exista transmisión o transferencia internacional de información, SKIN & WELLNESS CLINIC adoptará las medidas requeridas por la legislación colombiana sobre protección de datos personales.

14. INFORMACIÓN COMPARTIDA CON AUTORIDADES

SKIN & WELLNESS CLINIC podrá suministrar datos personales sin autorización previa cuando así lo permita la legislación, incluyendo requerimientos realizados por autoridades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales u órdenes emitidas por autoridades judiciales competentes. En estos casos únicamente se suministrará la información necesaria para atender el respectivo requerimiento.

15. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

SKIN & WELLNESS CLINIC adoptará medidas administrativas, técnicas y humanas razonables para proteger los datos personales contra:

• Pérdida.
• Adulteración.
• Uso indebido.
• Acceso no autorizado.
• Consulta fraudulenta.
• Divulgación no autorizada.
• Modificación o destrucción indebida.

El acceso a información sensible o clínica estará limitado al personal que requiera conocerla para desarrollar sus funciones. No obstante, ningún sistema de almacenamiento o transmisión electrónica puede garantizar una seguridad absoluta frente a todos los riesgos tecnológicos existentes.

16. CONSERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN

Los datos personales serán conservados durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades para las cuales fueron recolectados y durante los plazos adicionales exigidos por las disposiciones legales, médicas, tributarias, contables, contractuales o administrativas aplicables. Una vez desaparezca la finalidad del tratamiento y no exista obligación legal o contractual de conservar la información, esta podrá ser eliminada, anonimizada o sometida a mecanismos que impidan su utilización para finalidades diferentes.

17. COOKIES Y TECNOLOGÍAS SIMILARES

El sitio web de SKIN & WELLNESS CLINIC podrá utilizar cookies y tecnologías similares necesarias para su funcionamiento y, cuando corresponda, herramientas orientadas a:

• Recordar preferencias.
• Mantener sesiones.
• Gestionar el carrito de compras.
• Analizar el tráfico del sitio.
• Medir conversiones.
• Evaluar campañas publicitarias.
• Personalizar determinadas experiencias.

Cuando resulte legalmente necesario, se solicitará la correspondiente autorización antes de utilizar tecnologías de seguimiento no esenciales. El usuario podrá gestionar determinadas cookies a través de la configuración de su navegador y de las herramientas de consentimiento que eventualmente estén disponibles en el sitio web.

18. CONFIDENCIALIDAD

Todas las personas que intervengan en el tratamiento de información personal de pacientes, clientes y demás titulares estarán obligadas a garantizar la confidencialidad de dicha información incluso después de finalizar su relación contractual, laboral o comercial con SKIN & WELLNESS CLINIC. La información relacionada con la salud tendrá especial protección y estará sujeta, adicionalmente, a las normas aplicables sobre reserva de la historia clínica y secreto profesional.

19. MODIFICACIONES A LA POLÍTICA

SKIN & WELLNESS CLINIC podrá modificar esta Política cuando sea necesario para adaptarla a cambios legales, regulatorios, tecnológicos, comerciales u operativos. Cuando las modificaciones impliquen cambios sustanciales en las finalidades del tratamiento que requieran una nueva autorización del Titular, se adoptarán las medidas necesarias para obtenerla. La versión vigente de esta Política estará disponible en: https://skinandwellnessclinic.com.co/

20. VIGENCIA

La presente Política entrará en vigencia a partir de su publicación en el sitio web de SKIN & WELLNESS CLINIC y permanecerá vigente mientras la entidad realice tratamiento de datos personales. Las bases de datos permanecerán vigentes durante el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades descritas en esta Política, sin perjuicio de los términos especiales de conservación establecidos por la legislación colombiana.